Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Referent správy dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme kvalifikovaného a pečlivého referenta správy dokumentů, který bude zodpovědný za efektivní správu, organizaci a kontrolu dokumentace v rámci naší společnosti. Tato pozice je klíčová pro zajištění souladu s interními předpisy a externími regulačními požadavky. Úspěšný kandidát bude úzce spolupracovat s různými odděleními, aby zajistil, že všechny dokumenty jsou správně evidovány, aktualizovány a bezpečně uloženy.
Referent správy dokumentů bude mít na starosti implementaci a udržování systému řízení dokumentace, včetně elektronických i fyzických záznamů. Bude odpovědný za kontrolu verzí dokumentů, jejich distribuci oprávněným osobám a archivaci podle stanovených pravidel. Dále bude spolupracovat s týmem pro zajištění kvality a compliance, aby bylo dosaženo souladu s normami ISO, GDPR a dalšími relevantními předpisy.
Ideální kandidát má zkušenosti s dokumentačními systémy, výborné organizační schopnosti a smysl pro detail. Měl by být schopen pracovat samostatně i v týmu, zvládat více úkolů najednou a efektivně komunikovat napříč odděleními. Znalost anglického jazyka a práce s nástroji jako MS Office, SharePoint nebo jiné DMS systémy je výhodou.
Tato pozice nabízí příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde je kladen důraz na přesnost, důvěrnost a efektivitu. Pokud máte zájem o práci, která hraje klíčovou roli v řízení informací a podporuje celkovou efektivitu organizace, rádi vás přivítáme v našem týmu.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a organizace firemní dokumentace
- Zajištění souladu dokumentů s interními a externími předpisy
- Kontrola verzí a revizí dokumentů
- Distribuce dokumentů oprávněným osobám
- Archivace a skartace dokumentů dle pravidel
- Spolupráce s odděleními na správě dokumentace
- Údržba elektronického systému řízení dokumentů
- Školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů
- Zajištění důvěrnosti a bezpečnosti informací
- Příprava dokumentace pro audity a kontroly
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ/VŠ vzdělání, ideálně v oblasti administrativy nebo informačního managementu
- Zkušenosti se správou dokumentace nebo v administrativě
- Znalost práce s MS Office, SharePoint nebo jinými DMS systémy
- Pečlivost a smysl pro detail
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu
- Dobré organizační a komunikační schopnosti
- Znalost anglického jazyka výhodou
- Znalost norem ISO a GDPR výhodou
- Schopnost pracovat pod tlakem a dodržovat termíny
- Zodpovědný přístup k práci a důvěrnosti informací
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentace?
- Jaké dokumentační systémy jste používal/a?
- Jak byste zajistil/a důvěrnost citlivých dokumentů?
- Jaké normy nebo předpisy znáte v oblasti správy dokumentace?
- Jak zvládáte práci s více úkoly najednou?
- Jaké máte zkušenosti s přípravou dokumentace pro audity?
- Jak byste řešil/a nesrovnalosti v dokumentaci?
- Jaké nástroje používáte pro organizaci práce?
- Jaké máte zkušenosti s elektronickými archivy?
- Jak byste školil/a kolegy v oblasti správy dokumentů?
